01
Randevu ön bilgisi toplama
Talebin konusu, tercih edilen gün ve iletişim bilgisi alınır. Takvim entegrasyonu varsa uygun zamanlar sunulur; yoksa talep ekibin onayına hazırlanır. Böylece geri arama sırasında aynı bilgileri yeniden sormak gerekmez.
Müşteri iletişimi ve satış
Yapay Zeka ile Resepsiyonist
İlk karşılamayı hızlandıran, talepleri anlayan ve görüşmeyi doğru kişiye aktaran dijital resepsiyonistler geliştiriyoruz.
Dijital resepsiyonist işinizi nasıl destekler?
Yapay zeka ile resepsiyonist, telefon veya web üzerinden gelen ziyaretçi taleplerini doğal dilde karşılayan bir yazılım çözümüdür. Çalışma saatleri, konum ve hizmet bilgileri gibi soruları yanıtlayabilir; randevu, rezervasyon ya da geri arama isteği için gerekli bilgileri düzenli biçimde toplayabilir.
HireThink olarak konuşma deneyimini işletmenizin hizmetlerine, karşılama diline ve yönlendirme kurallarına göre tasarlıyoruz. Projenin amacı, yoğun saatlerde ilk yanıtı kolaylaştırmak ve resepsiyon ekibine takip edilebilir bir talep listesi sunmaktır. İnsan görüşmesi gerektiren durumlar için ekip aktarımı da akışın parçasıdır.
Kullanım alanları ve geliştirebileceğimiz akışlar
02
Çok dilli misafir karşılama
Misafirin sorusu, işletmenin onaylı bilgi kaynağından yanıtlanır. Oda özellikleri, ulaşım ve hizmet saatleri gibi bilgiler tek merkezden güncellenir. Rezervasyon değişikliği veya özel talepler ilgili görevliye aktarılır.
03
Mesai dışı talep kaydı
Ekip müsait olmadığında görüşme konusu özetlenir ve talep kaydedilir. Bir sonraki vardiya, hangi müşteriye hangi konu için dönüş yapması gerektiğini görebilir. Öncelik sırası işletmenin belirlediği kurallara göre oluşturulur.
Örnek iş akışı
Örnek: Bir otelin rezervasyon talebini karşılama
- 1Misafir tarih ve konaklama ihtiyacını paylaşır.
- 2Asistan, onaylı otel bilgileriyle temel soruları yanıtlar.
- 3Talep ve iletişim bilgileri rezervasyon ekibine iletilir.
- 4Ekip görüşmeyi tamamlar; talebin sonucu takip edilir.
Hız ve kârlılık için neyi ölçüyoruz?
Kaçırılan talepleri görünür hale getirmek ve rutin sorulara harcanan zamanı azaltmak, hizmet kapasitesini artırabilir. Projede karşılama hızı kadar doğru yönlendirme ve müşterinin talebini tekrar anlatmadan ilerleyebilmesi de değerlendirilir. Kazanç, mevcut çağrı hacmi ve insan aktarımı gerektiren görüşmelerin payına göre pilotta ölçülür.
- İlk yanıt ve bekleme süresi
- Takibe alınan randevu talepleri
- Doğru ekibe aktarım oranı
Kurumunuza nasıl uyarlanır?
Telefon altyapısı, takvim ve müşteri kayıt sistemi incelenerek entegrasyon kapsamı belirlenir. Bilgi kaynağı için hizmet kataloğu ve sık sorulan sorular hazırlanır. Asistanın yanıtlayabileceği konular, kayıt tutma tercihleri ve görevliye aktarım noktaları işletmenizle birlikte tanımlanır.
Geliştiren ekip: HireThink Yapay Zeka Teknolojileri
Sık sorulan sorular
Yapay zeka resepsiyonist hangi soruları yanıtlayabilir?
İşletmenizin sağladığı hizmet, çalışma saati, konum ve randevu süreci bilgileri üzerinden yanıt verecek şekilde hazırlanabilir. Yanıt kapsamı ve güncelleme yöntemi proje başında belirlenir; kişiye özel işlemler için uygun ekip veya sistem bağlantısı gerekir.
Mevcut telefon numaramı kullanabilir miyim?
Bu, operatörünüz ve telefon altyapınızın yönlendirme veya entegrasyon imkanlarına bağlıdır. Mevcut numaranın korunması, çağrı aktarımı ve mesai dışı kullanım seçeneklerini teknik keşif sırasında değerlendiriyoruz.
Resepsiyon ekibine nasıl yardımcı olur?
Rutin soruları karşılar, görüşme öncesi bilgileri toplar ve talebi özetleyerek ekibe aktarır. Ekip, önünde düzenli bir kayıtla görüşmeye başlayabilir. Böylece çalışanların zamanı daha fazla ilgi gerektiren taleplere ayrılabilir.
Dijital resepsiyonist projesine nasıl başlanır?
Sık gelen talep türleri ve örnek çağrılarla sınırlı bir karşılama senaryosu seçilir. Bilgi kaynağı hazırlanır, yönlendirme kuralları denenir ve pilotta yanıt süresi ile talep tamamlama oranı ölçülür. Sonuca göre yeni senaryolar eklenir.
İşinize uygun başlangıç noktasını belirleyelim.
Mevcut sürecinizi, veri kaynaklarınızı ve hedefinizi paylaşın. Ürün ve özel geliştirme kapsamını birlikte değerlendirelim.